OFICIALIZAR GRUPOS DE ANEXO

Recordemos que solo se pueden oficializar los grupos en los que los archivos requeridos de todos sus anexos se encuentren en estado “ARCHIVO SIN ERRORES”

Las diferentes opciones ofrecidas por el sistema se relacionan a continuación:

• SIN OFICIALIZAR: Estado en el que se encuentra un grupo desde su creación)

• OFICIALIZACION RECHAZADA: Opción activa para el perfil del MEN, con  el cual puede rechazar el cambio de estado de Oficializado por Secretaría, permitiendo a la secretaría realizar verificar la causa, ajustar y oficializar nuevamente.

• OFICIALIZADO POR SECRETARIA: Este estado indica que el anexo se encuentra en estado oficializado.

• OFICIALIZADO POR MEN: Este estado indica que el MEN verifico el grupo de anexos oficializado por la secretaría y aprobó esta oficialización.

Proceso a seguir para oficializar un grupo de anexos

Despliegue de la pantalla principal, la lista de estados, seleccione de esta la opción “OFICIALIZADO POR SECRETARIA” (para las secretarías) o “OFICIALIZADO POR MEN” (para el MEN)

Oficializar un grupo, consiste en cambiar al estado OFICIALIZADO POR … a un determinado  grupo teniendo en cuenta secretaría, periodo y que todos sus archivos requeridos se encuentren cargados y sin errores (Esta último aspecto es validado por el sistema antes de permitir el cambio de estado)

Seleccionando el estado (OFICIALIZACION POR ..), es necesario digitar una justificación de este cambio de estado, esta información es requerida y hace parte de la información histórica de los cambios de estado del grupo de anexos.

El cambio de estado se finaliza utilizando el botón  “Actualizar estado de Oficialización”

El cambio de este estado, activa en el sistema funciones que cierran las opciones de cargue y eliminación de archivos para este anexo, secretaria y periodo.

Todo anexo presenta información histórica de los cambios realizados en sus estados, por esto es importante el diligenciamiento correcto del campo “Justificación”